Miksi virtuaaliassistentti?

Yhä useammat työt voi nykyään tehdä etänä, kiitos internetin ja lukuisten sähköisten työkalujen. Väitän, että lähes kaiken ”siistin sisätyön” voi hoitaa etätyönä, jos jätetään laskuista pois välttämätön henkilökohtainen face-to-face asiakaspalvelu- ja vastaanottotyö. Maailma digitalisoituu kiihtyvää tahtia ja uusia toimintoja viedään jatkuvasti verkkoon. Nykyään jopa lääkärin voi tavata netissä. Olen itse tavannut pankin asiakaspalvelijaa netissä, ja se toimi hyvin!

Paikallaan seisovat toimistot ovat osin historiaa

Etätyöskentelyn mahdollistaa nykyään lukuisat työvälineet, joilla yhteydenpidon, viestinnän, asiakirjojen jakamisen ja toimistotyöt voi hoitaa internetin avustuksella mistä päin maailmaa tahansa. Enemmistö toimisto-ohjelmista on jo toteutettu niin että ne toimivat ns. pilvessä, jolloin yrittäjä voi kirjautua omaan projektinhallinta-, crm-, laskutus- tai kirjanpito-ohjelmaansa internetselaimella ja hoitaa työnsä – vaikka puhelimella. Näin ollen myös yrittäjä että työntekijät voivat tehdä niin – eikös vaan? Markkinoinnin työkalut mm. uutiskirjeiden, sosiaalisen median ja mainonnan hallintaan ovat myös kaikki netissä. Videopalaverit yleistyvät kiihtyvää tahtia ja monissa organisaatioissa ne ovat täysin arkipäivää. Moneenkaan tehtävän hoitamiseen ei siis tarvita enää paikallaan seisovaa toimistoa. Myös rekrytointi yleistyy jopa kokonaan tehtäväksi netissä.

Mitä etä-assari sitten tekee?

Ajatus etätyötä tekevästä työntekijästä voi kuitenkin tuntua hankalalta, kun viestintää ei voi hoitaa kasvokkain. Ja voiko tällöin työntekijään täysin luottaa? Tässäpä tyypillisiä toimeksiantojani kuvattuina – joista voit päätellä itse:)

Yhteistyöyrityksen henkilö soittaa:
Voisitko tsekata pari powerpoint-tiedostoa, ne eivät toimi ja kuvat ovat huonoja. Tarvitsen ne tänään klo. 14 mennessä, laitoin tiedostot sähköpostiisi.
– Ok onnistuu, lähetän nuo muokattuna takaisin ja kysyn jos epäselvää.
Työ tehty, that’s it.

Toinen asiakas laittaa sähköpostin:
– Tulevan kurssini ilmoittautuneet osallistujat täytyisi laskuttaa, heitä on yhteensä 25. Saisitko hoidettua laskut heille viikon sisällä?
Vastaan kyllä onnistuu, ja työ hoituu sovitun aikarajan sisällä asiakkaan omalla laskutusohjelmalla.

Kolmas taho laittaa WhatsApp-viestin:
– Hei, nettisivuilla on jotakin häikkää. Asiakas ei pysty ilmoittautua koulutukseen. Saisitko heti korjattua?
– No problem!

Neljäs yrittäjä pyytää apuja sähköpostilla:
– Voisitko aika-ajoin kerätä minulle sähköpostimarkkinointia varten kohderyhmiä sovelluksella jonka hankin juuri markkinointini tueksi?
– Ok, aikataulutetaan tämä tehtäväksi kuukausittain!

Uusi potentiaalinen asiakas ottaa yhteyttä:
– Sopimusasiakkaittemme laskutus pitäisi hoitaa kuukausittain jokaisen kuun 1.päivä. Onnistuisiko tämä avullasi?

Tässä oli muutama esimerkki yhteydenotoista, joiden tapaisia usein hoidan.

Kysy lisää!